仕事が早い人の21の特徴とは？業務効率を上げるために今すぐできること

 

 

 

 

こんな疑問にお答えします。

 

 

 

 

 

今回は前半で『仕事が早くなるテクニック』を紹介して、後半部分で仕事が早くなるためにお勧めの本3冊をご紹介します。

 

本記事を読んでインプットし、仕事が早い人の特徴を学んでそれをアウトプットすることで、仕事を効率化することにつなげるのが1番の近道です。

 

 

さて、前置きはこのくらいにして、さっそくご紹介していきます。

 

 

 

【ポイントまとめ】仕事が早い人の21の特徴

 

仕事が早い人には以下21の特徴があります。

今回は、主にデスクワーク作業が多い方に向けて『仕事が早い人の特徴』をご紹介いたします。

 

 

上から順に詳細を解説します。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴①：
使用頻度の高いソフトウェアや機材の使い方を知っている

 

これは言うまでもありませんが、仕事の早い人は基本的なPC操作や、複合機の設定など仕事で使用する製品の使い方で悩むことはありません。

「このOfficeのアプリの使い方が分からない」「複合機の設定が分からない」なんてことはありません。

仕事を効率化することで大切なのは、『使用頻度の高い製品で分からないをなくすこと』です。

忙しいタイミングで、「わからない」と無駄な時間を費やして調べていては仕事は早くなりません。

 

 

 

仕事が早い人の特徴②：
ショートカットキーを使いこなしている

 

業務効率化を図るためには『PCのショートカットキー』を活用することが効果的です。

 

仕事が早い人は、ショートカットキーを活用し、作業の効率化を図っています。わずか数秒程度の差だと思っていても、1年間で通してみると大きな差が生まれます。また、ショートカットキーを使用することで自然と『脱マウス』することが出来て一石二鳥です。

 

もし普段あまりショートカットキーを使われていない方や、どんな機能があるのかわからないという方は、以前の記事でショートカットキーについてまとめたものがありますので、こちらも参考にしてみてください。

【仕事効率化】これだけは覚えておきたい便利なショートカットキー ～Windowsユーザー用～

 

 

 

仕事が早い人の特徴③：
デスクトップ・フォルダの整理整頓が出来ている

 

仕事が早い人は、デスク回り・デスクトップ・フォルダ等すべて整理整頓されています。

もし、デスクトップが複数のファイルでごちゃごちゃしてしまっていたら、ファイルの取り違えが起きるなど大変なことが起きます。

また、ファイルの中が整理さえていなければ、必要なファイルをすぐに見つけることが出来ないなど仕事に支障が出ます。

 

整理整頓されていないと、大きなミスやファイルを探すなどを引き起こし、必要な業務に充てる時間が短くなりパフォーマンスが低下します。

 

以下のようにルールを決めておくと、仕事でのミスが減り自然と業務効率も上がります。

 

デスクトップ

・デスクトップは作業スペースとして使う

・保存したいフォルダ・ファイルはすべてOneDrive上で保存する

・使用頻度の高いファイルはタスクバーに保存しておく

 

フォルダ

・フォルダの名称は統一性を保つ

・ファイルは一貫性をもってフォルダ内に保存する

・フォルダを作成する際はCtrl＋Shift＋Nのショートカットを使う

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴④：
覚えるべきこと・覚えなくてよいことを使い分けている

 

仕事が出来る人は、覚えておくべきこととそうでないことを明確に判断しており、無駄なことまで記憶しません。

人の記憶のキャパシティーは無限ではありません。そのため自分の記憶にとどめておかなければいけないことは努力して覚え、そうでないことはPC内のメモ機能を使い次回に同じことが起きた時に備えておきます。

このように記憶すべきことの場合分けをしておくことで業務も効率的に回すことが出来ます。

 

メモ書きで使用する際のおススメは、Microsoft社のOneNoteです。
このNoteに必要な情報やその情報が記載されているECサイトのリンク等を張っておくと良いでしょう。

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑤：
5分ほどで片付く仕事は今すぐやる

 

仕事の早い人は5分以内に終わる仕事であれば、サクッと終わらせる傾向にあります。

誰でも仕事の量が多くなればなるほど、ストレスを感じてしまいます。

大きな仕事1つがあるよりも、簡単だけれども小さな仕事100個を保留にしておく方がストレスは大きくなる傾向にああります。

 

そのため、５分以内に対応できるような仕事であれば後回しにせずその場で取り組むようにしましょう。こうしてその場で仕上げていくことで、仕事がたまらず負担を軽減させることが出来ます。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑥：
メールやチャットのレスポンスが早い

 

仕事が早い人は、メールやチャットのレスポンスが早いです。

「あのメールを返さないといけないけど後回しにしよう」と後回しにしてしまうと、どんどん変身しなければならないメールが増えてしまいます。返信する時間があるのであれば、なるべく早く変身するのがポイントです。パスが自分に回っている状態でそのままにしておくと自分にとっても負担になります。

また、相手にとってもレスポンスが早いと、「この人は信頼できそうだ、次の仕事もまた任せたい」と思ってもらえるようになります。

なるべく、レスポンスは早くできるように心がけましょう。

 

仕事が早い人の特徴⑦：
報・連・相がこまめにできる

 

仕事が早い人は、『報告・連絡・相談』がこまめにできます。

そもそも、なぜ『報連相』が大切なのかというと、仕事は1人でするものではないからです。仕事は自分と相手がいて初めて成り立ちます。

例えば、上司からある仕事を頼まれたとして、自分の中で100％の出来になってから上司に報告する方がほとんどだ思いますが、これだけは絶対に避けて下さい。

 

もし、自分と上司の間で考えが違っていた場合、作業のやり直しが発生してしまいます。

 

そうならないために、『報連相』をまめにし、ある程度の出来で何度か見せるくらいのペースで仕事を進めていくことが大切なのです。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑧：
スケジュールや計画をしっかりと立てている

 

仕事が早い人は、1日のスケジュール管理をしっかりと立てています。また、1週間先のスケジュールまで綿密に立てているつわものもいます。

 

そもそも、スケジュールを立てていないと、自分が今やるべきことを判断できず無駄な時間を過ごしてしまう可能性が高いです。人は誰しも、無限に時間があると生産性が低くなってしまいます。

またしっかりとスケジュールを組むことで、やるべき仕事を忘れてしまって思い出して取り掛かることで残業になったなんてことを避けることが出来ます。

 

1日の無駄な時間や、仕事の忘れなどを確実に排除するために、1日のスケジュールは必ず立てましょう。

 

流れるように仕事を淡々とこなすことを意識しましょう。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑨：
仕事の進め方『優先順位』を理解している

 

仕事が早い人は、多くの仕事を誰よりも掛け持ちしています。大量に仕事があるのになぜうまく回せるのかというと、『仕事の優先順位』をしっかりと持っているからです。

ここで重要なのは優先順位というものは、『誰に頼まれたのか』ではなく『期日はいつまでなのか』です。

「あの人から頼まれたことだから早く取り組まないと」なんて考えていては、仕事の優先順位は保てません。

確実に期日間近なものから片づけていくのがポイントです。

 

『仕事の優先順位』を見極め、期日を最優先にして要領よく取り組むことで、業務量が増えて負担になったとしても毎夜はなくなり仕事を回すことが出来るようになるはずです。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑩：
集中しなければならない仕事は午前中に取り組む

仕事が早い人は、重要度の高い仕事やミスが許されない仕事を午前中に対応する傾向にあります。

午後はお昼ご飯を食べた後のタイミングということもあり、眠くなりなかなか業務に集中できなくなります。そのため、集中できる午前中に重要な仕事に取り組みます。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑪：
やるべきことを1手先読みできる

 

仕事が早い人は、仕事の支持を出される前に準備が出来ています。

自分が何をすべきかを理解できているからこそ、仕事へのとりかかりが早くなり、指示される前から事前準備が整っているんです。

 

この習慣が身についているからこそ、とりかかりが早くなり業務効率も良くなるんです。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑫：
周りの人の仕事状況も把握している

 

仕事が早い人は、自分のだけでなく周りの業務状況やスケジュールも把握できています。

例えば、上司に資料を今日中に確認してもらいたいとします。資料の作成が完了し、午後に上司のデスクに向かうとそこに上司はいません。実は午後休をとっていたなんてことが・・・

 

このような失敗は、相手の業務やスケジュールを把握しておくと未然に防ぐことが出来ます。

 

仕事は1人で行う者ではありません。相手と、はたまたチームでなどそれぞれの人がいてそれぞれのスケジュールがあります。
仕事の確認依頼をする場合は特に、事前に相手のスケジュールを把握し、自分のスケジュールを決めるようにしましょう。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑬：
締め切りぎりぎりで仕事をしない

 

仕事が早い人は、締め切りぎりぎりで仕事をしないようにスケジュール管理を徹底しています。

締め切りぎりぎりで仕事を進めると、焦ってしまいケアレスミスが頻発する可能性が高くなります。

 

また、その仕事を相手にパスしなければならない場合は、ぎりぎりで仕事をしていると、相手の確認の時間までも削ってしまい。チーム全体に負担をかけることになります。

 

仕事は、期限ぎりぎりで取り組まないようにスケジュール管理を徹底しましょう。

 

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑭：
相手が要求する仕事のクオリティ・締め切りを確認する

 

仕事が早い人は、仕事を振ってきた相手にその仕事に求められる完成度と締め切り日を必ず確認します。

一方で仕事が遅い人は、より丁寧にと考えすぎるあまり、自分にとって100％のクオリティまで仕上げようとします。例えばプレゼン資料の作成依頼が来た際に締め切り日を事前に聞かず作成し、その上レイアウトにこだわりすぎて納期が遅くなってしまったなんてことも・・・

 

そうならないためにも、仕事を依頼された際には以下のポイントを聞き出す必要があります。このポイントを押さえて取り組むだけで、相手との認識の相違はなくなり業務効率は上がります。

 

事前に聞くべきポイント

・品質とスピードどちらを重視するのか

・どのくらいまでクオリティが下がっても良いのか

・締め切り日はいつまでなのか

・最終確認はするのか

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑮：
失敗した10秒後には解決策を練り始める

 

仕事が早い人は、失敗をしても落ち込むのではなく解決策を練り始められます。

仕事が遅い人にありがちな行動としては、失敗し落ち込んでしまい頭の中が真っ白に・・・そして思考停止して何も考えられずただ茫然と時間が過ぎてしまう・・・これほど時間を無駄にしてしまうことはありません。

失敗をする前の時間に戻ることなんてできません。

解決策を練ることが一番の近道です。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑯：
人に仕事を任せることができる

 

仕事が早い人は、仕事を一人だけでやろうとせず、周りに任せることが出来ます。

仕事を効率的に回すには、『人に頼ること・任せること』が効果的です。

例えば、Excelで複雑な関数を使ったファイルを作成しなければならない時、同じチームメンバーにExcelが得意なメンバーがいるとすれば、その方に頼みましょう。その際には、「あなたの力が必要なんだ」と伝えることが大切です。

仕事には、得意不得意が必ずあります。業務効率を上げるためには得意な分野の人が得意なことをすることが一番効率的です。チーム全体で得意を共有していきましょう。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑰：
どんな相手にも質問することが出来る

 

仕事が早い人は、どんな目上の人に対しても怖気づかず質問することが出来ます。また質問することが恥ずかしいと思いません。

仕事を進めていく中で、わからないことが出てくるのは当たり前です。分からないことがあるときにはすぐに質問しましょう。

分からないことで悩んで一人で時間をかけて調べて、その結果仕事を進めることが出来ず周りに迷惑をかける・・・

こんな無駄なことをするよりも、質問してすぐに取り組む方が何倍も効率的です。

周りに迷惑をかけないためにも、質問することを怖がらないようにしましょう。

 

また、質問する際には自分が質問したいことをわかりやすくまとめてなるべく相手の負担にならないように簡潔にしておきましょう。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑱：
無駄なことに時間をかけない

 

仕事が早い人は、無駄なことに時間をかけません。

仕事が早い人は、やる事リスト(ToDoリスト)を作成しますが、頭の中でやらないことリストも作っています。

あれもこれもと、やることを無駄に増やしてしまうと、自分への負担になります。

無駄なことはやらないと決断し、必要最小限の仕事をしましょう。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴⑲：
周りの仕事のやり方を上手く盗める

 

仕事の早い人は、周りの人たちの効率の良い仕事術を自分のものにするのが上手です。

仕事の早い人は、自分のやり方を通してしまうなんてことはしません。臨機応変に仕事のやり方を変え、時には自分の周りの人の仕事のやり方で、効率が良いと思うものがあれば自分も真似をして効率化を図ります。

なにごともすべて我流でするのではなく、人のマネをすることが時には大切なのです。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴㉑：
決断力があり悩む時間を短くする

 

仕事が早い人は、悩む時間が短いです。
悩む時間が短いからこそ、物事を進めながら軌道修正をかけていくことが上手です。

くよくよ悩んでいても仕事は進みません。
また、いざ進めても思うようにいかないことはたくさんあります。

こんなことを考慮して、仕事が早い人は軌道修正をかけながら仕事を進めることが出来る柔軟なセンスを持っています。

 

 

 

 

仕事が早い人の特徴㉑：
1日の終わりに翌日のToDoリストを作成しておく

 

仕事が早い人は、業務終了後に翌日のToDoリストを作成しています。

翌日の朝にToDoリストを作成する方もいますが、前日に作成することが大切です。その理由は、仕事を翌日に回す際にその仕事内容を鮮明なうちに詳細に記載しておく必要があるからです。
翌日にToDoリストの作成を回してしまうと、記憶を遡る必要があるため時間の無駄になります。

記憶が鮮明なその日に翌日のToDoリストを作成しましょう。

また、ToDoリストは以下に注意して作成するようにして下さい。

 

ToDoリスト作成時の注意点
・なるべく詳細に書いておくこと
・優先順位も書いておくこと

 

 

 

 

 

仕事が早い人になるために読んでおくべき本3冊

 

最後に、『仕事が早い人』になるために読んでおくと良い本を3冊ご紹介します。

 

 

 

 

 

まずは、上記の3冊の本を購入して読んでみるのがおすすめです。

 

 

 

30代までに『仕事が早い人』になろう

 

今回ご紹介した『仕事が早い人の仕事術』を実践するだけで、業務効率は大幅にUpします。

 

また、若いうちから仕事の基盤を定着させておくだけで、その後の社会人人生は大きく変わります。

 

もし、自分が出来ていないことが見つかったならば今すぐに実践してみてください。