【ポイントまとめ】シチュエーション毎のメモの取り方

シチュエーション別 メモの取り方

電話対応でのメモの取り方(自分用)

自分宛ての電話対応で、メモを取るべき項目は以下の通りです。

●電話を受けた日時
●先方の会社名・部署名・担当者名・折り返し電話番号
●用件は何なのか
●対応期限(急ぎか・そうでないか)

電話の最後に、相手から聞いた内容を復唱することも大切です。相手と自分の認識違いが起きてしまうと取り返しのつかないことに発展するので、注意しましょう。

電話対応でのメモの取り方(伝言用)

伝言用の電話対応で、メモを取るべき項目は以下の通りです。

●電話を受けた日時
●先方の会社名・部署名・担当者名・折り返し電話番号
●用件は何なのか
●対応期限(急ぎか・そうでないか)
●代わりに電話を受けた担当者名・電話番号

伝言用として記録を残す際は、必ずきれいな文字を心がけましょう。もし、電話対応中にまとめることが出来ないなら、以下のテンプレートのようにまとめましょう。