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一般常識

【新社会人必見】ポイントは5つ 正しいメモの取り方をマスターして仕事に生かそう

もちさん

こんにちは。 本ブログを運営している『もちさん』です。 ブログ運営から1年にも満たない新米ブロガーです。 本業は5年目突入・・・ 社会人って大変なことばかりですよね。 本ブログでは、私が経験してきた苦悩をもとに、得た知識を皆さんに少しでもお届けできたらと思い日々更新を続けています。 主な内容は事務仕事で使うことの多いExcelやWordなどの機能を解説した記事や心理学などのトピックです。 こんな私ですが、皆さんどうぞよろしくお願いします。

 

皆さんは、日常的にメモをとっていますか?

 

学生に比べ社会人になると、打ち合わせ、会議、上司との会話などでメモをとる機会が増えます。

またメモを取るタイミングもシチュエーション毎に違い、突然とらなければならない時もあります。

 

一般的にメモは『会話の内容を記録するために使うもの』と思われがちですが、
それ以外の場面でも役立つ可能性のある重要アイテムなのです。

 

メモの使い方は無限大です。

 

 

また、メモをとる際に注意しなければいけないのが、『正しいメモの取り方』を知ることです。

 

 

今回は、『メモの便利な使い方』・『正しいメモの取り方』をメインにまとめました。

 

 

本記事全文を読むのに必要な時間:3分程度

シチュエーション毎のメモの取り方についても以下でまとめていますので、こちらもおススメです。
【ポイントまとめ】シチュエーション毎のメモの取り方

 

 

 

 

もくじ

【おさらい】こんな時にメモは便利

 

メモをとるシチュエーションの8割は、『会話の内容を記録するとき』ですが、
それ以外にもメモを活用すると、便利なシチュエーションはたくさんあるんです。

 

そこで今回は、メモを取るシチュエーションについてまとめました。

 

 

【メモの例①】会議・打ち合わせに出席しているとき

 

まず初めに、『会議・打ち合わせ中のメモ』についてです。

 

こちらのメモは、ほぼ100%の社会人が経験したことがあるのではないでしょうか。
メモをとる機会の中でも1番多いシチュエーションです。

 

このようなシチュエーションでのメモのポイントは、
『詳しくメモをとる事は意識せず、後でメモを見返したときに思い出すことが出来るように
要点だけをまとめること』
です。

 

もし、会議中のメモを取ることになれていない場合は、
許可をとってレコーディングをさせてもらうことも効果的です。

 

こうしておくことで、会議での発言の聞き逃しを避けることが出来ます。

 

 

【メモの例②】電話応対しているとき

 

「突然得意先から着信が入った時」、「自分から問い合わせ電話を入れた時」など
電話でメモを取らなければならないシチュエーションは様々です。

 

上記のような場面の中でも、自分から問い合わせ電話を入れた時」は、
事前に聞きたいことをメモにまとめておきましょう。

この時のポイントは、「聞きたいことを行間をしっかりととって書いておくこと」です。

 

その行間に、聞きだした回答を追記していくことでより簡単に情報収集が出来ます。
メモ中は相手の時間を無駄にしないためにも、メモを取る時間を短くし効率的にとる事が大切です。

 

 

また、電話の際は必ず相手から聞いた内容を
「○○につては、××ということでしょうか」のように復唱することも大切です。

自分の理解と相手の伝えたいことが食い違っていては、メモを取った意味がありません。

 

内容の確認は確実にしましょう。

 

 

【メモの例③】上司から指示・アドバイスを受ける時

 

上司との会話では、あなたへの業務指示やアドバイスなど様々あります。

短時間で終わりそうな場合でも、呼び出された際は必ずメモを持っていきましょう。
上司は、あなたのメモをとる姿勢も見ています。

 

またメモをとる際は会議や電話対応と同様に、
要点をかいつまんでメモをとることを心がけましょう。

 

終了後は、必ず聞いた内容の認識合わせも忘れないようにして下さい。

 

 

【メモの例④】アイデア・備忘録を残したいとき

 

思い浮かんだアイデア・忘れそうなことなど、思い付きを書き残すことにもメモは有効です。

 

アイデアは突然思い浮かぶもので、どこかにメモをとっておかないとすぐ忘れてしまいます。

こんなもったいないことをしないためにメモを活用しましょう。

 

いつでもメモをとれるように、デスク回り・ポケットに常にメモ帳を忍ばせておくと良いでしょう。

 

メモに残しておいた情報を後にブラッシュアップすることで、
大きなアイデアにつなげることが出来るかもしれません。

 

 

【メモの例⑤】情報を整理したいとき

 

「アイデア」や「伝えたいこと」を整理するときにもメモは有効です。

 

自分の頭の中だけで情報や考えを整理するのは効率的ではありません。
また、何か欠けていたり、ミスをしてしまう原因にもなります。

 

そのためにも、メモにあなたの考えを書き出してみましょう。
一度、図式化することで、考えを整理することが出来ます。

 

 

 

 

なぜ社会人はメモをとる必要があるのか

 

仕事ができる人は、メモの取り方が上手いです。
また逆に言えば、メモの取り方が上手いからこそ情報処理能力も向上し仕事ができるんです。

 

本項では、『なぜメモが必要なのか?』について、4つのメリットを例にあげてご紹介します。

 

 

【メモのメリット①】長期記憶に効果がある

 

人が1度に記憶できる情報量には限界があります。

また、たくさんの業務を並行して行っていると記憶があいまいになるのは当たり前です。
そして、人間の記憶はパンクしてしまい忘れてしまうんです。

 

大切なことを忘れないようにするためにも、
『忘れるかもしれない大切なこと』をメモに書き出しておくとよいでしょう。

 

こうすることで、あなたの脳内記憶からメモに情報を移行することができ、時間がたってもそのメモを見返すことで、長期的に記憶を続けることが出来ます。

 

また、『記憶を文章化すること』自体も長期記憶に効果があるため、一石二鳥なんです。

 

 

【メモのメリット②】効率的な振り返りができる

 

メモを用意せず、会議に出席し話を聞いて1週間経過したとします。
あなたは、会議の内容を思い出すことが出来ますか?

 

よほど記憶力の良い人でない限りは、「No」と答えるでしょう。

 

人の記憶力には限界があるため、すべての情報を自分の記憶力だけを頼りにしていては、
必ずどこかで抜けもれが起きてしまいます。

情報を得てすぐに、メモをとることが何よりも大切なことなのです。
また、そのメモの情報をもとに自分でブラッシュアップすることにも役立ちます。

効率的に振り返りをするためには、正しい情報がなければできませんよね。

この経験の積み重ねで、理解度は鍛えられるんです。

 

 

【メモのメリット③】情報整理が簡単にできる

 

相手の話を聞き、その内容を即座いに自分の理解に落とし込むには時間がかかります。

そのためその場で理解していたつもりでも、本当は理解できていないことも多々あります。

そうならないためにも、メモをとり紙に書き起こすことで、自分なりの情報整理をすることが出来ます。

 

こうすることで、自分の理解できていること・もう一度質問したいこと・まったく理解できないこと など質問がわいてきます。

 

相手・自分の時間を無駄にしないためにもメモをとり、理解を深めましょう。

 

【メモのメリット④】新たなアイデアの『気づき』に効果がある

『アイデア』は不意に思いつくものです。

その不意に思いついた『アイデア』をメモに取っておくことで、視覚化することができ、新しい『気づき』を得ることが出来ます。

この視覚化はとても有効的な方法で、一見関係のないような『アイデア』であったとしても見比べてみることで、新しい『方向性』や『気づき』を生み出すことが出来るのです。

 

 

 

⚠これだけは避けたい⚠ ダメなメモの取り方

前項でも紹介したように、『メモをとること』はとても大切なことですが、何も考えずにメモをとっていては、何の意味もありません。

以下に、ダメなメモの取り方を7つあげました。

1つでも当てはまっていたら、今すぐにやめましょう。

 

【ダメなメモ①】メモの作成日・タイトルがなく遡れない

これでは、メモの意味がありません。
メモは、後で読み直すためにも必要です。

せっかくメモをとってもどこに書いたか思い出せないようなメモでは、意味がありません。

メモをる際には、以下に注意して下さい。
・メモの作成日を左上に記入
・会議名・タイトルを冒頭にわかりやすく記入
・話題が異なる場合は、下線や文字の大きさなどを
変更し見やすく記入するよう工夫する

 

【ダメなメモ②】メモに余白がない

小さなメモ帳を使っている方に多い間違いです。

メモとは、その時の内容を書くだけではなく、
メモを読み返した際に考え付いたことを追記する
ことがあります。

そのため、メモをとる際には文字を敷き詰めて書くのではなく、少し余裕を持たせてください。

 

【ダメなメモ③】殴り書きのため読み返しできない

時間のない中で相手の話を聞いて、メモをとることはむずかしいです。

しかし、早く書こうと殴り書きで書いてしまうと、時間がたって読み返すことが困難になります。

そうならないためにも、要点を押さえてなるべく読みやすい字で書くことや、殴り書きで書いてしまった際は、空き時間が出来た時にすぐに清書するなどでカバーしましょう。

 

【ダメなメモ④】『話を聞くこと』よりも『メモをとる事』に意識

メモをとるのが苦手な人に多いのが、これです。

一番大切なのは、相手の話を理解してその要点をメモに取る事です。

聞き逃しをしていては、そのメモ自体が無駄になってしまいます。

『必要な部分はどこか?』を意識して、かいつまんでメモをとる事に心がけましょう。

 

【ダメなメモ⑤】相手の意見を一言一句すべてメモをとろうとする

相手の言葉を一言一句抜けもれなくメモをすることは、一番の目的ではありません。

もしそうしたいのであれば、スマホの録音機能を使うのが良いです。

 

【ダメなメモ⑥】理解せずにメモをとろうとしている

メモをとる際には、『話を聞く』『内容を理解する』『疑問点のおさらい』の3つに意識してメモをとる事が大切です。

またこの3つのうち『内容を理解する』がかけてしまうと、後で読み返しても意味のないメモになってしまいます。

そのためにも、ただ相手の言葉をただ書き写すメモではなく、質問をしながらでもよいので理解しながらメモをとる事を意識しましょう。

 

【ダメなメモ⑦】裏紙にメモをとる

よく書類の裏紙にめもをとる人がいますが、これはやめましょう。

裏紙でメモをとる事が癖づいてしまうと、何枚もメモ用紙を持つことになり、整理がつかなくなり、最悪の場合紛失してしまいます。

もし、個人情報や会社の重要な情報であった場合、取り返しのつかないことになります。

メモ帳は1つに決める、または業務ごとにまとめるなど対策をとりましょう。

 

 

 

【ポイントは5つ】手書きメモの取り方

では、『手書きメモの取り方』 を5つのポイントにまとめてそれぞれ紹介します。

今回紹介した5つの内容を理解して実践することで、
あなたの仕事の効率は必ず上がります。

 

【メモのポイント①】書き方のルーティーンを決める

メモの取り方にばらつきをなくすと、『書きやすく』『読みやすく』なります。

例えば例として以下のような書き方が挙げられます。
・メモの作成日を左上余白部分に記入する
・タイトルは必ず太字で記入する
・見開きのメモを使い、左は当日のメモを記入、
右は清書や質問事項を記入する

上記はあくまでも例示です。
このように、自分の書き方のルーティーンをつけておくことで、格段に理解しやすくなります。

また、メモをとっている最中にも「どんなふうに書こう・・・」なんていう煩わしさはなくなります。

 

【メモのポイント②】余白をたっぷりと使ってメモをとる

メモは、当日の内容を記入するだけのものではありません。

メモを読み返した際に、『気づき』を追記したり、ポイントをまとめたりと追記することが出来ます。

このように追記するためにも、必ず余白をたっぷりと残してメモをとりましょう。

また、こうすることで、メモを後に見返すときに読みやすく一石二鳥です。

 

【メモのポイント③】要点を絞ってメモをとる

なんでも、相手の言ったことをそのまま書き写すのはメモではありません。そのまま全文記録したいのであれば、スマホの録音機能を使えばいいいです。

メモをとる際には、『話を聞く』『内容を理解する』『疑問点のおさらい』の3つに意識することが重要なのです。そうするためにも、無駄な労力を極力省くためにも、話の要点を絞ってメモをとる事が大切です。

 

【メモのポイント④】気になった内容にはコメントを入れる

メモをとっているその時には理解していても、時間がたつにつれてその記憶は薄れていくものです。

効果的に『気づき』『疑問点』などを記録するためにも、メモをとっているとき、またはメモをとったその日中にはコメントを入れるようにしましょう。

これを繰り返すことで、より質の高いメモを残すことが出来ます。

 

【メモのポイント⑤】清書はその日中にする

『その日のことは、その日のうちに』これはメモでも同じことです。

記憶が鮮明なうちに、メモに残している内容を清書しましょう。記憶というものは、次々と塗り替えられていくものです。新しい更新情報があると、過去の記憶は消えてしまい・・・の繰り返しです。

そうならないためにも、清書はその日中に完了させましょう。

 

 

 

正しいメモの取り方を習得して仕事に生かそう

 

いかがでしたでしょうか。

 

メモをとる事は一見簡単そうですが、実は奥が深いのです。

メモを上手くとることが出来るようになれば、確実にビジネススキルも高まります。

 

 

今回紹介したメモのポイントを押さえて、将来のキャリアアップにつなげましょう。

 

 







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