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一般常識

【ポイントまとめ】シチュエーション毎のメモの取り方

もちさん

こんにちは。 本ブログを運営している『もちさん』です。 ブログ運営から1年にも満たない新米ブロガーです。 本業は5年目突入・・・ 社会人って大変なことばかりですよね。 本ブログでは、私が経験してきた苦悩をもとに、得た知識を皆さんに少しでもお届けできたらと思い日々更新を続けています。 主な内容は事務仕事で使うことの多いExcelやWordなどの機能を解説した記事や心理学などのトピックです。 こんな私ですが、皆さんどうぞよろしくお願いします。

皆さんはメモをとるのは得意ですか?

『メモをとる』という作業はとても奥の深いものです。

また、『メモの取り方』をシチュエーションごとに変えることで、
より効果的な情報収集ができるようになります。

そこで今回は、『シチュエーションごとのメモの取り方とそのコツ』を紹介します。

 

この記事を読んで分かること

・効果的なメモの取り方を学ぶことが出来る

・シチュエーション毎のメモの取り方を学ぶことができる

 

押さえておきたいポイントは5つ

『メモを取る際に必ず書き残すべきポイント』は以下の5つです。

 

 

●場所・日時
●5W2H
●相手が連呼していた『キーワード』
●その場の雰囲気
●疑問点・質問したいこと

 

 

上記で紹介した5つのポイントをそれぞれ詳細に紹介していきます。

 

●場所・日時

「次回の会議の開催場所」・「会議の開催日時」・「書類の提出締め切り日」 のように業務を進めていく上で、『場所・日時』の情報は重要です。
かならず、忘れずメモをするようにしましょう。
また、メモの後にスケジュール表に組み込むことも忘れないことです。

 

 

●5W2H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで)

『5W2H (いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで)』はメモの基本です。
メモを取る際は、あらかじめこの欄を用意しておき、埋めていくようにするのもテクニックの1つです。

 

 

●相手が連呼していた『キーワード』

人は誰しも伝えたいことは『何度も連呼する習性』があります。このように何度も連呼していたような『重要なキーワード』は必ずメモを取りましょう。
また、キーワードをメモに残すだけで、会話を一言一句 聞き逃さないようにメモをしなくても、『会話の記憶』として残すことが出来ます。最後にキーワードをメモとして残した際は、その日中に内容の整理を忘れないようにしましょう。

 

 

●その場の雰囲気

相手の『雰囲気・気分・表情』をメモに残しておくことも大切です。「相手は困っているのか?」「急ぎの用事だけど、急ぎだと言いづらいのか?」などを雰囲気から察してそれをメモに取るだけで、後で読み返した際に『言葉の意味』を深堀することが出来ます。
相手の気持ちを汲み取るためにも、『雰囲気・気分・表情』はメモに残しておきましょう。

 

 

●疑問点・質問したいこと

話をしていく中で、『疑問点』『質問したいこと』が出てくることは自然なことです。これらをメモに残すことを意識するだけで、受け身の会話ではなく能動的に話を聞くことが出来るようになります。また、疑問点をかきのこすことで聞くことに集中することが出来ます。
最後に、書き留めた内容はその日中に解決するようにしてください。

 

 

 

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