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ビジネス心理学

【これだけ覚えておけば大丈夫】理解してもらいやすい伝え方

もちさん

こんにちは。 本ブログを運営している『もちさん』です。 ブログ運営から1年にも満たない新米ブロガーです。 本業は5年目突入・・・ 社会人って大変なことばかりですよね。 本ブログでは、私が経験してきた苦悩をもとに、得た知識を皆さんに少しでもお届けできたらと思い日々更新を続けています。 主な内容は事務仕事で使うことの多いExcelやWordなどの機能を解説した記事や心理学などのトピックです。 こんな私ですが、皆さんどうぞよろしくお願いします。

みなさんは、相手に伝えるのは得意ですか?

 

「はい!得意です!!!」 と答える方は少数だと思います。

なぜなら、学生時代に『伝え方』を学ぶ機会はなく、すべて経験から学んでいくからです。

独学だからこそ『伝え方』には個人差が生まれ、伝えるのがうまい人・下手な人が生まれてしまいます。

大人になった今『伝え方』を自分の経験から学んでいくことは大切ですが、むやみやたらに手法を変えて学ぶのは時間がかかりすぎてしまいます。

 

だったらどうすればいいのか・・・

 

それは、『正しい伝え方の型』通りに学ぶことが一番の近道です。

 

今回の記事では、この『伝え方の型』を紹介し、今日からでも挑戦できる『伝え方』を紹介します。

今回の記事を読むことで、交渉術やコミュニケーションスキルも向上できます。

仕事で、周囲からの評価をぐんと上げていきましょう!

 

【全記事を読むのにかかる時間】:5分程度

 

ダメ絶対! 伝え方が下手な人の話し方

伝えるののが下手な人には理由があります。

このトピックでは、伝えるのが下手な人がしてしまう、伝え方を紹介します。

もし当てはまっていたら、今すぐにやめましょう!

意見がまとまっていないのに話し始める

これは、よくやりがちな話し方ではないでしょうか。
特に、多忙な相手には端的に伝える必要があります。

だからこそ、事前に伝えたいことを準備しておく必要があります。

相手に理解してもらいたいなら、自分が伝えたい内容をおさらいし、自分の中でまとめておくことが大切です。

 

話に具体性がないために伝わらない

伝える内容が抽象的であればあるほど、聞き手は理解できないものです。

抽象的な説明をしても、相手は話をイメージすることが出来ません。
その結果、疑問が増えるばかりで話を聞こうと思わなくなります。

そうならない為に、話をする際は『具体性を持つこと』が大切になります。

 

具体的に話をするときに便利なのが、『数字』を使うことです。

『・・・○○%の削減につながりました』
『前年に比べ××円も利益が増えました・・・』

このように、数字を入れるだけで具体性は高まります。

相手にイメージを膨らませてもらい理解してもらいたいのであれば、
必ず数字などを使い、具体性を意識して説明しましょう。

 

結論を先に言わずだらだら話す

ビジネスコミュニケーションにおいて、相手が最も求めていることは『結論(何が言いたいのか)』です。

結論を提示せずに長々と話をしてしまうと、聞き手は理解できない・もしくは話に飽きてしまい、
話を聞こうとしなくなります。

そうならないためにも、『結論から先に述べる』必要があります。
例えば『結論から話しますね・・・』 『なぜならば○○ということです』と、
分かりやすい前置きの言葉を使って、「今から私は結論を話しますよ!」を伝えてください。
このように相手の注目を惹き付けて先に結論を述べることはとても重要です。

これは、学生時代に授業中によく聞いた、「ここテスト出ますよ」と同じ原理です。

伝えたいこと以外の情報が多すぎて内容が複雑に

自分の得意分野や興味のある内容は、伝えたい情報が多すぎて、話をまとめずについつい
話しすぎてしまうものです。

こんな伝え方をしてしまうと、相手は「結局何を伝えたいの?」と思われてしまいます。

伝えたいことを絞らずに、すべて思いつきのまま話をするのはやめましょう。

『伝えたいことは1回の会話で3つまで』など条件を決め、あらかじめ整理しておくことが大切です。

 

主語を省略して話してしまう

相手の知らない内容を伝える際には、絶対に主語を省略して話をするのはやめましょう。

聞き手は「誰の話なの?」「何の話をしているの?」と謎が深まります。

こんな疑問を生まないためにも、話をする際には必ず『主語』を伝えてください。

「今回のプロジェクトの話なんだけどね・・・」 「○○さんについて相談させて・・・」

このように、話を始めるときには必ず『主語(誰)』を伝えるだけで、
初めて聞く相手には、より理解しやすい内容になることは間違いありません。

 

前提を省略して自分の言いたいことを話し始める

話が下手な人は、いきなり説明をし始める傾向にあります。

自分が知っている情報は周りにとっても当たり前の情報だと思いこんでしまい、
前提を伝えずに話を進めてしまうんです。

これは、地位のの高い方が起こしてしまう伝え方です。

自分の言いたいことだけを話しても、相手は理解できません。

『なぜなのか』『その背景は・・・』といった前提にフォーカスして話をすることで、
相手は格段にイメージしやすくなります。

相手に理解してもらうために『前提』を忘れず話を進めていきましょう。

 

相手の意見に耳を傾けず一人で話し続ける

説明下手な人は、自分の伝えたいことを話すことに夢中になりすぎて、
聞き手を置き去りにしてしまう傾向にあります。

こんな話し方では、聞き手にとって苦痛になってしまいます。

例えば自分がメインで話をするとしても、相手に質問や意見を言ってもらう時間を設けましょう。

会話とは自分と相手がいて成り立つ『言葉のキャッチボール』です。
『相手の表情』 『理解度合いを把握しながら伝える』ことに意識するだけで、
よりスムーズなコミュニケーションを生むことが出来ます。

 

『上手な伝え方の型』って何? 基本の型をマスターしよう

 

 

 

 

 

 

上手な話し方を習得する一番の近道は、『上手な話し方の型』を理解することです。

このトピックでは、『相手に伝えるための事前準備』『上手な話し方の型』を紹介します。

 

《はじめは事前準備!》
伝えたいことを自分の中で整理する

意外とこれができていないために話が相手に伝わらないことが多いです。
特に目上の方に話をする際は、この事前準備をしておく必要があります。

伝えたいことを自分の中で整理する際には以下のような手順で整理していくことをお勧めします。

 

①伝えたいことを列挙し、必要なもの・不要なものに振り分ける
 その後、必要なもののみ②以降の準備をする②端的に説明できるような結論を決める
 ※ポイントは中学生でも理解できるくらい分かりやすいこと③結論 → 結論に至った具体的な背景 → 自分の見解  の順番で筋道建てる④実際に相手に伝えるイメージ練習をし、相手が必要とする情報が不足していないかと
推敲し、補足すべき事項があれば、③に追加する

基本的な準備は上記4つのみで大丈夫です。
これを、するかしないで相手の理解度は驚く程に変わります。
上司に伝えるときや、大切な場面であれば必ず実践してください。
この流れをルーティーン化することで、わざわざ準備をしなくても、
自然と思考法を身に着けることが出来るようになるでしょう。。

 

《いざ本番!》
『上手な伝え方の型』通り伝えよう

事前準備が完了したら、次は本番です。

後は伝えたいことを『型』通りに相手に紹介していくだけです。

 

・自信をもってゆっくりはきはきとつたえる

・結論→ 結論に至った具体的な背景→ 自分の見解  の順番で筋道建てて話をする

・相手の反応を見て、疑問や意見がありそうな場合必ず時間を設けて解決すること

・相手の意見に回答する際は、感情的にならならないこと

・話の最後に、まとめとして今日のおさらいをすること

この5つの型を押さえて相手に紹介することで、
相手は必ずあなたのことを『伝え方がうまい人』と判断します。

これは、日々の積み重ねで少しずつ習得できるものです。

今回紹介した『事前準備』『上手な伝え方の型』をマスターして、『伝え上手な人』になりましょう!

 

【いざ実践!】伝え上手に伝えるために今日からできること

『伝え上手な人』になるために毎日簡単にできるトレーニングを以下にまとめました。

日々のトレーニングが、将来の『伝え上手な人』を作ります。

 

なんでも一言で伝えることを心がける

どんなことでも、一言で結論を伝える練習をしてみましょう。

話の上手い人は、端的に伝えることが出来ます。

毎日の会話で、「結論を一言で伝える」を意識することで、
積み重なり上手な伝え方をマスターできるでしょう。

相手の求めていることを考える

「相手は今何を聞いているのか」 「どんな答え方求めているのか」

こんなことを推測するトレーニングをしましょう。

聞き上手になることは、話し上手につながります。

言葉の抑揚・ジェスチャーを取り入れる

伝え方をUPするための王道がこの2つ
『言葉の抑揚』・『ジェスチャー』です。

聴覚・視覚の2つの情報からアプローチするだけで、自然と相手はあなたの話を聞こうとするようになります。

このトレーニングを取り入れるだけで、プレゼンなどにも役立つでしょう。

 

【まとめ】上手な伝え方をマスターして伝え上手に

いかがでしたでしょうか。

 

ビジネスにおいて『伝え方』はとても重要です。

同じ知識があったとしても、『伝え方』がうまい人のほうが評価されます。

今回紹介した『上手に伝えるための型』を自分のものにして、『伝え上手な人』になり、
さらなるキャリアアップを目指しましょう。

 







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